Johdanto

SharePoint on erittäin suosittu sisällön ja yhteistyön hallintaplatform, jota tarjoaa Microsoft. SharePointin avulla yritykset voivat hallita asiakirjoja, verkkosivustoja, intranettejä ja muita. Yksi sen erottuvista ominaisuuksista on sen tehokkaat vaatimustenmukaisuuspisteet, joita kutsutaan "Vaatimustenmukaisuus kaikkialla." SharePoint sallii käyttäjien hallita versioita, soveltaa säilytysaikatauluja, julistaa asiakirjoja ja asettaa laillisia pidätyksiä laajalle valikoimalle sisältötyyppejä, mukaan lukien perinteiset asiakirjat, verkkosisältö ja sosiaalinen sisältö. Kuitenkin riippuen erityisistä liiketoimintatarpeistasi, muut vaihtoehdot saattavat sopia sinulle paremmin. Seuraavassa osiossa tarkastellaan joitakin parhaita vaihtoehtoja SharePointille.

​

Vaihtoehto 1: Confluence

Confluence, jonka on kehittänyt Atlassian, on yhteisöllinen työtaso, jossa tiimit voivat luoda, jakaa ja tehdä yhteistyötä projekteissa ja asiakirjoissa reaaliajassa.

​

Keskeiset piirteet

• Yhteistyöediting: Useat tiimin jäsenet voivat työskennellä saman asiakirjan parissa samanaikaisesti.
• Mallipohjat: Valmiiksi tehdyt mallipohjat erilaisiin liiketoimintatarpeisiin, mukaan lukien projektinhallinta, kokousmuistiinpanot ja enemmän.
• Integraatio Atlassian-sarjan kanssa: Saumaton integraatio JIRA:n, Trellon ja muiden Atlassian-työkalujen kanssa.
• Haku ja löytäminen: Kehittyneet hakukykyiset, jotka tekevät sisällöstä helposti löydettävää.
• Sivupuut: Järjestä sisältö hierarkisesti käyttäjäystävällistä navigointia varten.

​

Samankaltaisuudet SharePointin kanssa

• Sisällön hallinta: Molemmilla alustoilla on vankat työkalut asiakirjojen ja sisällön hallintaan.
• Yhteistyö: Confluence, kuten SharePoint, on suunniteltu parantamaan tiimin tuottavuutta reaaliaikaisen yhteistyön ja jakamisen avulla.
• Hakutoiminnallisuus: Kehittyneet hakutoiminnot varmistavat, että käyttäjät voivat nopeasti löytää tarvitsemasa asiakirjat ja resurssit.

​

Erot ja ainutlaatuiset piirteet

• Käyttöliittymä: Confluence:lla on modernimpi ja käyttäjäystävällisempi käyttöliittymä verrattuna SharePointiin.
• Integraation laajuus: Vaikka SharePoint integroituu hyvin Microsoft-tuotteisiin, Confluence loistaa Atlassian-paketissa, mikä tekee siitä mieluisamman tiimeille, jotka käyttävät jo muita Atlassian-työkaluja.
• Mukauttaminen: Confluence tarjoaa suurempaa joustavuutta sivun asettelussa ja mukauttamisessa verrattuna SharePointiin.

​

Vaihtoehto 2: Google Workspace

Google Workspace (entinen G Suite) on Googlen kehittämä tuottavuus- ja yhteistyötyökalujen paketti. Se sisältää suosittuja sovelluksia, kuten Google Docs, Sheets, Slides ja Drive.

​

Keskeiset piirteet

• Reaaliaikainen yhteistyö: Useat käyttäjät voivat muokata ja kommentoida asiakirjoja samanaikaisesti.
• Pilvitallennus: Google Drive tarjoaa vankkoja pilvitallennusvaihtoehtoja saumattomilla tiedostojen synkronointiominaisuuksilla.
• Käytettävyyttä: Intuitiiviset käyttöliittymät ja vankat hakutoiminnot kaikissa sovelluksissa.
• Integraatio Google-tuotteiden kanssa: Syvä integraatio muihin Google-palveluihin, kuten Gmailiin, Kalenteriin ja Meet.
• Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus: Kehittyneet turvallisuusominaisuudet, mukaan lukien tietojen menetyksen ehkäisy, turvallisuuspalvelu ja vaatimustenmukaisuusvälineet.

​

Samankaltaisuudet SharePointin kanssa

• Asiakirjan yhteistyö: Molemmat alustat tukevat reaaliaikaista asiakirjan muokkausta ja yhteistyötä.
• Pilvitallennus: SharePoint ja Google Workspace tarjoavat tehokkaita pilvipohjaisia tallennusratkaisuja.
• Vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus: Molemmat tarjoavat kattavat turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet.

​

Erot ja ainutlaatuiset piirteet

• Saatavuus: Google Workspace on täysin pilvipohjainen, kun taas SharePoint voidaan ottaa käyttöön paikallisesti tai pilvessä.
• Integraation laajuus: Google Workspace integroituu hyvin monien kolmansien osapuolten sovellusten kanssa, ei rajoittuen Microsoft-ekosysteemiin.
• Käyttäjäkokemus: Google Workspace on tunnettu yksinkertaisuudestaan ja käytettävyydestään verrattuna SharePointin joskus monimutkaiseen rakenteeseen.

​

Vaihtoehto 3: Guru

Guru on yrityksen AI-hakuratkaisu, joka on suunniteltu parantamaan tiedonhallintaa organisaatioissa.

​

Keskeiset piirteet

• AI-avusteinen haku: Hyödyntää luonnollista kielen käsittelyä tarkkojen, asiayhteyteen liittyvien hakutulosten toimittamiseksi.
• Tiedon talteenotto: Oleellisten tietojen helppo talteenotto kattavan tietokannan rakentamiseksi.
• Yksi totuuslähde: Yhdistää tietoa eri lähteistä yhteen saavutettavissa olevaan alustaan.
• Oikeudet ja roolit: Säilyttää alkuperäiset oikeudet pääsyn hallitsemiseksi käyttäjäroolien mukaan.
• Integraatio: Integroituu moniin olemassa oleviin tietohallintasysteemeihin ja yhteistyötyökaluihin.

​

Samankaltaisuudet SharePointin kanssa

• Tiedonhallinta: Molemmat alustat keskittyvät yritystiedon tehokkaaseen tallentamiseen ja hallintaan.
• Hakutoiminnallisuus: Kehittyneet hakukyvyt sisällön nopeaan ja tarkkaan löytämiseen.
• Turvallisuus: Roolipohjainen pääsy varmistaa tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden.

​

Erot ja ainutlaatuiset piirteet

• Tekoäly: Guru'n tekoälyominaisuudet tarjoavat mukautuvampia ja tarkempia hakutuloksia verrattuna SharePointin perinteiseen hakuun.
• Joustavuus: Guru tarjoaa suurempaa joustavuutta integroimiseen erilaisiin olemassa oleviin järjestelmiin, toisin kuin SharePoint, joka on enemmän Microsoft-keskeinen.
• Käyttäjäkokemus: Guru on suunniteltu helppokäyttöiseksi ja nopeaksi omaksua, usein vaatimatta vähemmän koulutusta kuin SharePoint.

​

Yhteenveto

Oikean sisällönhallinta- ja yhteistyötyökalun valitseminen vaatii huolellista arviointia organisaatiosi erityistarpeista. Oikean sisällönhallinta- ja yhteistyötyökalun valitseminen vaatii huolellista arviointia organisaatiosi erityistarpeista. Vaikka SharePoint on tunnettu laadukkaista vaatimustenmukaisuusominaisuuksistaan, kuten Confluence, Google Workspace ja Guru tarjoavat ainutlaatuisia etuja, jotka saattavat paremmin vastata operatiivisia tavoitteitasi. Confluence loistaa Atlassian-työkalujen integroinnissa ja tarjoaa käyttäjäystävällisen kokemuksen, Google Workspace tarjoaa vertaansa vailla olevan käytettävyyden ja pilvipääsyn, ja Guru hyödyntää tekoälyä parantaakseen tietojen hallintaa radikaalisti. Ymmärtämällä nämä vaihtoehdot voit tehdä tietoon perustuvan päätöksen, joka parhaiten parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta organisaatiossasi.