Johdanto

Microsoft Teams on tehokas keskustelupohjainen työtila Office 365:ssä, joka on suunniteltu yhdistämään ihmiset, keskustelut ja sisältö saumattomasti. Microsoft Teamsin avulla organisaatiot voivat helposti tehdä yhteistyötä ja saavuttaa enemmän integroimalla erilaisia työkaluja, joita tiimit tarvitsevat päivittäin. Nykyaikaisessa työympäristössä, jossa etä- ja hybridityömallit ovat nopeasti tulossa normiksi, tehokas yhteistyömahdollisuus on ensiarvoisen tärkeää, ja Microsoft Teamsilla on keskeinen rooli sen mahdollistamisessa.

​

Kenelle Microsoft Teams on tarkoitettu

Microsoft Teams sopii laajalle käyttäjäryhmälle, mukaan lukien pieni ja suuri yritys, oppilaitokset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot. Se palvelee erilaisia rooleja, kuten:

​

• Projektipäällikät
• Henkilöstöhallinto
• Myyntitiimit
• Asiakastukitiimit
• IT-asiantuntijat
• Kouluttajat ja opiskelijat
• Etätyöntekijät

​

Sen monipuolisuus tekee siitä arvokkaan työkalun kaikille, jotka pyrkivät parantamaan viestintää, yhteistyötä ja tuottavuutta työympäristössään.

​

Keskeiset piirteet

1. Viestintä ja yhteistyö:

• Kanavien luonti: Järjestä keskustelut luomalla erilaisia kanavia eri projekteille tai tiimeille.
• Yksityiset ja ryhmäkeskustelut: Viestii suoraan tiimin jäsenten kanssa tai muodosta ryhmiä keskittyneitä keskusteluja varten.
• Rikas tekstin muokkaus: Muotoile viestejä lihavoinnilla, kursiivilla ja luetteloilla selkeyden parantamiseksi.
• Tiedostojen jakaminen: Jaa asiakirjat suoraan keskusteluissa ja kanavissa.

​

1. Kokoukset ja puhelut:

• Video- ja ääniyhteydet: Isännöi tai osallistu verkkokokouksiin HD-äänen ja videon kanssa.
• Näytön jakaminen: Jaa näyttösi esitelläksesi asiakirjoja tai sovelluksia reaaliajassa.
• Kokousten aikataulutus: Aikatauluta kokouksia sisäänrakennetun kalenteritoiminnon avulla.
• Tallentaminen ja transkripti: Käy kokouksia tallentamalla ja saadaksesi automaattisia pöytäkirjoja tulevaa käyttöä varten.

​

1. Integraatio Office 365:een:

• Reaaliaikainen yhteistyö: Muokkaa Office-asiakirjoja suoraan Teamsissa.
• Kalendarin synkkaus: Integroi Outlook-kalenteriin sujuvan aikataulutuksen vuoksi.
• Tehtävänhallinta: Hyödynnä työkaluja kuten Planner ja To-Do tehtävien hallintaan.

​

1. Mukautettavat työtilat:

• Välilehdet ja liittimet: Lisää kolmannen osapuolen sovelluksia ja palveluja välilehtinä kanaviin.
• Bottit: Käytä AI-pohjaisia botteja automatisoidaksesi tehtäviä ja virtaviivaistaaksesi työnkulkua.
• Mukautetut sovellukset: Kehitä ja integroi mukautettuja sovelluksia, jotka on räätälöity erityisiin tarpeisiin.

​

1. Turvallisuus ja sääntöjen noudattaminen:

• Tietojen salaus: Suojaa tiedot yritystasoisella turvallisuudella.
• Säännösten noudattamisstandardit: Noudata teollisuuden sääntöjen noudattamisstandardeja kuten HIPAA, GDPR jne.
• Pääsyn valvonta: Hallitse käyttäjäpääsyä roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla.

​

Parhaat käyttötapaukset

1. Projektinhallinta:

• Esimerkki: Projektipäällikkö organisoi tiimin, joka työskentelee uuden tuotteen lanseeraamisen parissa.
• Etuna: Eri projektin osa-alueille tarkoitetuilla kanavilla tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä, jakaa tiedostoja ja hallita tehtäviä järjestetysti, mikä johtaa tehokkuuden ja viestinnän parantamiseen.

1. Asiakastuki:

• Esimerkki: Asiakastukitiimi käyttää Teamsia asiakaskyselyjen ja -ongelmien käsittelemiseen.
• Etuna: Organisoimalla asiakastilit kanaviin tiimi voi seurata viestintää, jakaa tärkeitä asiakirjoja ja käyttää botteja rutiininomaisten vastausten automatisoimiseen, mikä parantaa vastausaikoja ja asiakastyytyväisyyttä.

​

1. Etätyö:

• Esimerkki: Yritys omaksuu hybridityömallin, jossa työntekijät työskentelevät sekä toimistolla että etänä.
• Etuna: Teams mahdollistaa saumatonta viestintää ja yhteistyötä sijainnista riippumatta, videoneuvottelu-, tiedostojen jakamis- ja reaaliaikaisen asiakirjojen muokkausominaisuuksien avulla, mikä varmistaa, että etätyö ei estä tuottavuutta.

​

1. Koulutus:

• Esimerkki: Koulu ottaa käyttöön Teamsin virtuaalista oppimista varten.
• Etuna: Kouluttajat voivat luoda omat kanavansa jokaiselle aiheelle tai luokalle, järjestää live-luokkia videoneuvottelujen kautta, jakaa resursseja ja luoda tehtäviä, tarjoten kattavan e-oppimisympäristön.

​

Aloittaminen

1. Rekisteröidy ja lataa:

• Vieraile Microsoft Teamsin virallisella verkkosivustolla.
• Rekisteröidy tiliin työ- tai koulusähköpostiosoitteellasi.
• Lataa Teams-sovellus tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

​

1. Aseta tiimisi:

• Avaa Teams-sovellus ja kirjaudu sisään.
• Luo uusi tiimi valitsemalla "Tiimit" -välilehti ja napsauttamalla "Liity tai luo tiimi."
• Valitse tiinityyppi (esim. luokka, henkilöstö tai muu) ja anna tiimin nimi ja kuvaus.

​

1. Kutsu jäsenet:

• Lisää tiimin jäseniä syöttämällä heidän sähköpostiosoitteensa.
• Määritä roolit ja käyttöoikeudet hallitaksesi tiimiin pääsyä.

​

1. Luo kanavia:

• Järjestä tiimisi työ luomalla kanavia tiettyjä projekteja, aiheita tai osastoja varten.
• Mukauta kanavan asetuksia ja lisää asiaankuuluvia välilehtiä ja liittimiä.

​

1. Aloita viestintä:

• Käytä chat-toimintoja pikaviestintään.
• Aikatauluta ja aloita ääni- tai videokokouksia Teams-sovelluksesta.
• Jaa tiedostoja ja tee yhteistyötä asiakirjoissa reaaliajassa.

​

Vinkit ja parhaat käytännöt

1. Hyödynnä kanavia tehokkaasti:

• Luo erilliset kanavat eri projekteille tai aiheille pitäen keskustelut järjestettyinä.
• Käytä kanavahallintoa hallitaksesi, kuka voi julkaista tietyissä kanavissa.

​

1. Hyödynnä integraatioita:

• Integroi muiden Office 365 -sovellusten, kuten Outlookin aikatauluttamiseen, OneDriven tiedostojen tallentamiseen ja SharePointin asiakirjahallintaan.
• Tutustu Teams-sovelluskaupassa saatavilla oleviin kolmannen osapuolen sovellusintegratioihin.

​

1. Optimoi kokoukset:

• Aikatauluta kokouksia selkeillä agendoilla ja kutsu asiaankuuluvat osallistujat.
• Käytä näytön jakamista ja tallennusominaisuuksia parantaaksesi kokousten tuottavuutta ja tallentaaksesi arvokasta tietoa.
• Hyödynnä pienryhmähuoneita keskittyneitä ryhmäkeskusteluja varten suuremmissa kokouksissa.

​

1. Paranna tiimiyhteistyötä:

• Kannusta reaaliaikaista asiakirjojen muokkaamista välttämään versiot konflikteja.
• Hyödynnä @mainintoja saadaksesi huomiota tietyiltä tiimin jäseniltä keskusteluissa tai kanavissa.

​

1. Aseta etusijalle turvallisuus ja sääntöjen noudattaminen:

• Tarkista ja päivitä säännöllisesti tiimisi käyttöoikeudet ja pääsynhallinta.
• Kouluta tiimin jäseniä tietoturvakäytännöistä ja varmista, että noudatat teollisuusstandardeja.

​

Integraatio Gurun kanssa

Microsoft Teams integroituu saumattomasti Gurun kanssa, yrityksen AI-hakuratkaisun, joka yhdistää hajautetut yritystiedot eri lähteistä. Integroimalla Guru Teamsiin käyttäjät voivat hyödyntää Gurun AIn hakutoimintoa suoraan Teams-työtilassaan. Tämä integraatio tarkoittaa syvällistä parannusta tietojen saatavuudessa ja tiedonhallinnassa.

​

1. Luonnollisen kielen ymmärtäminen:

• Gurun AI voi ymmärtää kysymyksiä luonnollisessa kielessä ja antaa tarkkoja vastauksia kysymyksen asiayhteyden mukaan, joka esitetään Teamsissa.

​

1. Personoidut vastaukset:

• Guru tuottaa vastauksia, jotka on räätälöity jokaisen käyttäjän erityisiin tarpeisiin, vähentäen aikaa tiedon etsimiseen.

​

1. Säilyttää lähteen käyttöoikeudet:

• Guru varmistaa, että tieto toimitetaan vain käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella, ylläpitäen herkän datan eheyttä ja turvallisuutta.

​

1. Yksi totuuden lähde:

• Guru tallentaa tärkeää tietoa ja keskittää sen yhdeksi totuuden lähteeksi, varmistaen, että kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy tarkkoihin ja ajankohtaisiin tietoihin.

​

1. Vaivaton wiki- ja intranet-luonti:

• Gurun ominaisuuksien avulla organisaatiot voivat helposti luoda ja ylläpitää päivitettyä wikiä ja intranetiä, jotka ovat suoraan käytettävissä Microsoft Teamsissa.

​

Johtopäätös

Microsoft Teams on kattava yhteistyötyökalu, joka on suunniteltu vastaamaan nykytyöpaikan tarpeita ja tarjoaa vahvoja ominaisuuksia, kuten keskustelut, tiedostojen jakaminen, videokonferenssit sekä integraatiot Office 365:n ja kolmannen osapuolen sovellusten kanssa. Tiimien toteuttamisen avulla organisaatiot voivat parantaa viestintää, virtaviivaistaa työnkulkuja ja lisätä tuottavuutta. Lisäksi Gurun integroiminen Microsoft Teamsiin voi edelleen vahvistaa näitä etuja tarjoamalla AI-pohjaisen ratkaisun nopealle tiedonsaannille ja tehokkaalle tiedonhallinnalle. Kannustamme sinua tutustumaan Microsoft Teamsiin ja integroimaan sen Gurun kanssa kokea merkittävä lisäys tuottavuuteen ja yhteistyöhön.