Johdanto

Kun on kyse tiedostojen tallennustyökaluista, oikean alustan valitseminen voi merkittävästi vaikuttaa organisaation tuottavuuteen ja tehokkuuteen. SharePoint ja Google Drive ovat kaksi merkittävää ratkaisua tässä kategoriassa, joista kumpikin tarjoaa ainutlaatuisen joukon ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, jotka on suunniteltu helpottamaan tiedostojen hallintaa ja järjestelyä.

​

SharePoint on kokonaisvaltainen vaatimustenmukaisuus- ja sisällönhallintajärjestelmä, jossa on kattavat ominaisuudet. Sen edistyneitä ominaisuuksia käyttäen käyttäjät voivat hallita versioita, soveltaa säilytysaikatauluja, julistaa asiakirjoja ja asettaa oikeudellisia pidätyksiä, riippumatta siitä, käsitelläänkö perinteistä sisältöä, verkkosisältöä vai sosiaalista sisältöä.

​

Google Drive on ilmainen pilvipohjainen tallennuspalvelu, joka mahdollistaa käyttäjien tiedostojen ja kansioiden tallentamisen, jakamisen ja yhteistyön mobiililaitteelta, tabletista tai tietokoneelta. Google Driven yksinkertaisuus ja saavutettavuus tekevät siitä suositun vaihtoehdon sekä yksityishenkilöille että yrityksille.

​

Näiden tiedostojen tallennustyökalujen vertaaminen auttaa organisaatioita määrittämään, mikä alusta sopii parhaiten heidän erityistarpeisiinsa, varmistaen, että valittu ratkaisu parantaa heidän toiminnallista tehokkuuttaan ja tuottavuuttaan.

​

SharePoint-yhteenveto

SharePoint on monikäyttöinen ja tehokas tiedostojen tallennus- ja hallintaratkaisu, jota yritykset suosivat sen laajan mukautus- ja integroimiskyvyn vuoksi muiden Microsoft Office -ohjelmien kanssa.

​

Keskeiset ominaisuudet

• Asiakirjahallinta: SharePoint mahdollistaa käyttäjien hallita asiakirjaversion, soveltaa säilytysaikatauluja ja julistaa asiakirjoja. Tämä kattava asiakirjahallintajärjestelmä varmistaa, että kaikki asiakirjan versiot ovat saatavilla ja seurattavissa.
• Yhteistyö: Mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön, jolloin useat käyttäjät voivat työskennellä saman asiakirjan parissa samanaikaisesti. SharePoint integroituu myös Microsoft Teamsiin parantaaakseen viestintää.
• Vaatimustenmukaisuus: SharePoint on rakennettu vaatimustenmukaisuus huomioiden, tarjoten ominaisuuksia kuten oikeudellisia pidätyksiä ja tietohallintoa sääntelyvaatimusten täyttämiseksi.
• Integrointi Microsoft-ekosysteemin kanssa: Integroituu vaivattomasti muiden Microsoft Office -sovellusten, kuten Wordin, Excelin ja Outlookin kanssa, luoden yhtenäisen käyttäjäkokemuksen.
• Mukautettavat työprosessit: Käyttäjät voivat luoda mukautettuja työprosesseja liiketoimintaprosessien virtaviivaistamiseksi ja toistuvien tehtävien automatisoimiseksi.
• Turvallisuus ja käyttöoikeudet: Tarjoaa vahvoja turvallisuusominaisuuksia, mukaan lukien yksityiskohtaiset käyttöoikeusasetukset asiakirjan, kansion tai sivuston tason valvontaan.

​

Google Drive -yhteenveto 

Google Drive on laajasti käytetty pilvitallennusratkaisu, joka priorisoi käytettävyyttä, saavutettavuutta ja saumatonta integrointia Google Workspace -sovellusten kanssa.

​

Keskeiset ominaisuudet

• Pilvitallennus: Tarjoaa 15 Gt ilmaista tallennustilaa, ja mahdollisuus päivittää suurempaan kapasiteettiin. Kaikki tiedostot tallennetaan pilveen, mikä mahdollistaa pääsyn mihin tahansa laitteeseen, jossa on internet-yhteys.
• Yhteistyö: Reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet mahdollistavat useiden käyttäjien muokata asiakirjoja, taulukoita ja esityksiä samanaikaisesti. Google Drive tukee natively Google Docsia, Sheetsia ja Slidesia.
• Tiedostojen jakaminen: Käyttäjät voivat helposti jakaa tiedostoja ja kansioita muille, myöntäen erilaisia pääsyn tasoja, vain tarkastelusta täyteen muokkausoikeuteen.
• Integrointi Google Workspace -sovelluksen kanssa: Syvä integraatio Google Workspace -sovellusten, kuten Gmailin, Google Kalenterin ja Google Meetin, kanssa, edistäen yhtenäistä työnkulkua.
• Haku ja järjestäminen: Edistyneet hakutoiminnot käyttävät Googlen tehokasta hakumoottoria, mikä helpottaa tiedostojen löytämistä. Käyttäjät voivat järjestää tiedostoja kansioihin ja käyttää merkintöjä paremman luokituksen saavuttamiseksi.
• Turvallisuus ja yksityisyys: Varmistaa tietoturvan salauksella siirron aikana ja levossa, sekä tarjoten kaksivaiheista tunnistusta lisätilin turvallisuudeksi.

​

Samankaltaisuudet

Sekä SharePoint että Google Drive tarjoavat useita yhteisiä ominaisuuksia, jotka tekevät niistä vahvoja kilpailijoita tiedostojen tallennuksessa:

• Tiedostojen tallennus: Molemmat tarjoavat pilvipohjaisia tallennusratkaisuja, jotka tukevat laajaa valikoimaa tiedostotyyppejä.
• Yhteistyö: Reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet ovat vahvuus kummassakin alustassa, mahdollistaen useiden käyttäjien työskennellä asiakirjojen parissa samanaikaisesti.
• Pääsyn valvonta: Kukin työkalu tarjoaa hienojakoisia käyttöoikeusasetuksia, jotka mahdollistavat käyttäjien hallita pääsyä tiedostoihin ja kansioihin.
• Integraatio: Molemmat alustat integroituvat hyvin omiin ekosysteemeihinsä—Microsoft SharePointille ja Google Workspace Google Drivelle.
• Turvallisuus: Molemmat sovellukset priorisoivat tietoturvaa, tarjoten ominaisuuksia kuten salaus ja monivaiheinen tunnistus.

​

Erot 

Huolimatta samankaltaisuuksistaan, SharePoint ja Google Drive eroavat merkittävästi lähestymistavassaan ja kyvyissään:

​

SharePoint

• Monimutkaisuus ja mukautus: SharePoint on erittäin mukautettava ja voidaan räätälöidä vastaamaan erityisiä liiketoimintaprosesseja. Kuitenkin tämä tarkoittaa myös, että sen hallinta vaatii jyrkemmän oppimiskäyrän ja enemmän IT-resursseja.
• Vaatimustenmukaisuusominaisuudet: SharePoint tarjoaa kehittyneitä vaatimustenmukaisuus- ja hallintotoimintoja, mikä tekee siitä ihanteellisen teollisuudenaloille, joilla on tiukat sääntelyvaatimukset.
• Paikan päällä oleva vaihtoehto: Pilvipalvelun lisäksi SharePoint tarjoaa paikan päällä olevan vaihtoehdon organisaatioille, jotka haluavat tai tarvitsevat pitää tietonsa fyysisessä infrastruktuurissaan.

​

Google Drive

• Käytettävyyden helppous: Google Drive on käyttäjäystävällinen ja vaatii minimaalista asennusta, mikä tekee siitä saavutettavan käyttäjille eri teknisten taitojen kanssa.
• Ilmainen taso: Google Drive tarjoaa anteliaan ilmaisen tallennustason, joka houkuttelee yksityishenkilöitä ja pieniä yrityksiä.
• Rajoitettu mukautus: Vaikka Google Drive on helppokäyttöinen, se tarjoaa vähemmän mukautusmahdollisuuksia ja vähemmän edistyneitä ominaisuuksia kuin SharePoint.

​

Plussat ja miinukset

SharePoint

Plussat

• Edistyneet asiakirjahallinta- ja vaatimustenmukaisuustoiminnot
• Syvä integrointi Microsoft Office -sovelluksiin
• Erittäin mukautettavat työprosessit
• Vahva turvallisuus ja käyttöoikeudet
• Paikan päällä tapahtuva käyttöönotto

​

Miinukset

• Jyrkempi oppimiskäyrä
• Vaatii enemmän IT-resursseja asennukseen ja ylläpitoon
• Mahdollisesti korkeampi kustannus täydelle toiminnallisuudelle

​

Google Drive 

Plussat

• Käyttäjäystävällinen ja helppo asentaa
• Löytyy antelias ilmainen tallennustaso, johon liittyy kohtuullisia päivitysvaihtoehtoja
• Saumaton integrointi Google Workspace -sovellusten kanssa
• Vahvat reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet
• Saavutettavissa kaikilta laitteilta, joissa on internet-yhteys

​

Miinukset

• Vähemmän mukautusvaihtoehtoja
• Ei edistyneitä vaatimustenmukaisuustoimintoja
• Rajoitettu offline-pääsy suurille tiedostoille tai kansioille

​

Käyttötapaukset

Ihanteelliset skenaariot tai käyttötapaukset SharePointille tiedostojen tallennustyökaluna:

• Yritykset, joilla on monimutkainen asiakirjahallintatarve: Organisaatiot, jotka tarvitsevat kehittyneitä asiakirjaversioita, säilytysaikatauluja ja vaatimustenmukaisuusominaisuuksia.
• Hyvin säännellyt teollisuudet: Yritykset, jotka toimivat aloilla kuten rahoitus, terveydenhuolto tai hallitus, ja niiden on noudatettava tiukkoja sääntelyvaatimuksia.
• Suuria tiimejä ja organisaatioita: Yritykset, joilla on laajat IT-resurssit ja tarve mukautettaville työprosesseille ja integraatioille muiden Microsoft-sovellusten kanssa.

​

Ihanteelliset skenaariot tai käyttötapaukset Google Drivelle tiedostojen tallennustyökaluna:

• Pienet ja keskikokoiset yritykset: Organisaatiot, jotka tarvitsevat suoraviivaista, helppokäyttöistä tallennusratkaisua, jossa on voimakkaat yhteistyöominaisuudet.
• Koulutuslaitokset: Koulut ja yliopistot, jotka hyötyvät Google Classroom -integraatiosta ja edullisista tallennusvaihtoehdoista.
• Etä- ja hajautetut tiimit: Tiimit, jotka tarvitsevat saavutettavaa, pilvipohjaista tallennusta ja yhteistyötyökaluja, joita voidaan käyttää mistä tahansa.

​

Johtopäätös

SharePoint ja Google Drive tarjoavat kumpikin ainutlaatuisia vahvuuksia tiedostojen tallennustyökaluna, jotka palvelevat erilaisia organisaatiotarpeita. SharePoint erottuu edistyneillä asiakirjahallinta- ja sääntelyn vaatimustenmukaisuutta tukevilla ominaisuuksillaan, jolloin se on haluttu valinta yrityksille ja erittäin säädellyille aloille. Toisaalta, Google Driven helppokäyttöisyys, edullisuus ja saumaton integraatio Google Workspacen kanssa tekevät siitä erinomaisen vaihtoehdon pienille ja keskikokoisille yrityksille, oppilaitoksille ja etätiimeille.

​

Valitessasi SharePointin ja Google Driven välillä, harkitse organisaatiosi erityistarpeita, mukaan lukien räätälöinnin tarpeet, sääntelyvaatimukset, käyttäjäystävällisyys ja integraatio muiden työkalujen kanssa. Arvioimalla näitä tekijöitä huolellisesti voit valita tiedostojen tallennusratkaisun, joka parhaiten tukee organisaatiosi tavoitteita ja parantaa yleistä tuottavuutta.